Privacyverklaring Smarter Wine Buyers B.V.

Laatst bijgewerkt: 1 juli 2026

Smarter Wine Buyers B.V. vindt de bescherming van persoonsgegevens belangrijk. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we deze bewaren en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring geldt voor alle websites, webshops, diensten, communities en communicatiekanalen die door Smarter Wine Buyers B.V. worden beheerd, waaronder SLOQ.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Smarter Wine Buyers B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Smarter Wine Buyers B.V.
Laapersboog 22
Hilversum
KvK-nummer: 97691550
E-mail: info@smarterwinebuyers.com

Vragen over privacy of het gebruik van je persoonsgegevens kun je sturen naar bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van de manier waarop je contact met ons hebt, kunnen we de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam, adres en woonplaats;

• e-mailadres en telefoonnummer;

• aflever- en factuuradres;

• bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-nummer;

• bestel-, betaal- en factuurgegevens;

• informatie over bestelde of gereserveerde producten;

• correspondentie via e-mail, sms, telefoon, formulieren of andere communicatiekanalen;

• voorkeuren, interesses en eerdere aankopen;

• gegevens over deelname aan een community, evenement, proeverij of wijnclub;

• toestemming voor het ontvangen van commerciële berichten;

• bevestiging dat je 18 jaar of ouder bent en informatie over de uitgevoerde leeftijdscontrole;

• technische gegevens, zoals IP-adres, browsertype, apparaatgegevens en websitegebruik;

• andere gegevens die je zelf aan ons verstrekt.

We vragen niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs nodig is voor het betreffende doel.

3. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

We kunnen persoonsgegevens voor de volgende doeleinden gebruiken:

Bestellingen en overeenkomsten

Om:

• bestellingen, reserveringen en betalingen te verwerken;

• producten te leveren;

• facturen en betaalverzoeken te versturen;

• contact te onderhouden over een bestelling;

• retouren, klachten en vragen af te handelen;

• onze administratie en voorraad bij te houden.

De grondslag hiervoor is de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst.

Klantenservice en contact

Om vragen te beantwoorden, advies te geven en contactverzoeken af te handelen.

De grondslag hiervoor is de uitvoering van een overeenkomst, jouw verzoek om contact of ons gerechtvaardigde belang om goede service te bieden.

Communities en lidmaatschappen

Om deelnemers toe te laten tot en te informeren over besloten communities en activiteiten, waaronder SLOQ.

We kunnen hiervoor je naam, contactgegevens, leeftijdsbevestiging, toestemming en gegevens over je deelname verwerken. Deelname is vrijwillig.

De grondslag hiervoor is jouw toestemming, de uitvoering van de afspraken rond het lidmaatschap en ons gerechtvaardigde belang om de community goed en veilig te beheren.

Leeftijdscontrole

Onze wijnactiviteiten en aanbiedingen zijn uitsluitend bedoeld voor personen van 18 jaar en ouder. We kunnen daarom vastleggen dat je hebt verklaard 18 jaar of ouder te zijn en dat bij aflevering een leeftijdscontrole is uitgevoerd.

We verwerken alleen de gegevens die voor deze controle noodzakelijk zijn. Bij online alcoholverkoop moet de koper actief bevestigen 18 jaar of ouder te zijn en moet bij aflevering een leeftijdscontrole plaatsvinden. (Rijksoverheid)

Nieuwsbrieven en aanbiedingen

We kunnen je per e-mail, sms of een ander toegestaan communicatiekanaal informeren over producten, activiteiten, evenementen en aanbiedingen wanneer:

• je daarvoor vooraf toestemming hebt gegeven; of

• je al klant bent en het gaat om onze eigen, soortgelijke producten of diensten.

Je kunt je altijd eenvoudig en kosteloos afmelden. Elektronische commerciële berichten moeten herkenbaar van de afzender afkomstig zijn en een duidelijke afmeldmogelijkheid bevatten. (Autoriteit Persoonsgegevens)

Verbetering en beveiliging

Om:

• onze websites en dienstverlening te verbeteren;

• misbruik, fraude en beveiligingsproblemen te voorkomen;

• technische storingen te onderzoeken;

• statistieken en analyses uit te voeren;

• onze rechten en die van onze klanten te beschermen.

De grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigde belang om onze onderneming en dienstverlening veilig en goed te laten functioneren.

Wettelijke verplichtingen

We verwerken bepaalde gegevens om te voldoen aan fiscale, administratieve en andere wettelijke verplichtingen.

4. SLOQ en WhatsApp

Voor deelname aan SLOQ kan gebruik worden gemaakt van WhatsApp of een ander communicatiekanaal.

Je wordt alleen aan een WhatsApp-groep toegevoegd nadat je zelf hebt bevestigd dat je wilt deelnemen en toestemming hebt gegeven voor toevoeging aan de groep en de daarbij behorende communicatie.

Wanneer je aan een WhatsApp-groep deelneemt, kunnen andere groepsleden afhankelijk van je instellingen onder meer je telefoonnummer, profielnaam, profielfoto en berichten zien. Houd hier rekening mee voordat je deelneemt.

Gegevens of berichten van andere deelnemers mogen niet zonder hun toestemming worden gedeeld of voor persoonlijke of commerciële doeleinden worden gebruikt.

Je kunt de groep op ieder moment verlaten of ons vragen je te verwijderen. Na intrekking van je toestemming zullen we je niet opnieuw via WhatsApp benaderen voor dezelfde communicatie.

WhatsApp en Meta verwerken daarnaast zelf persoonsgegevens volgens hun eigen voorwaarden en privacybeleid. Smarter Wine Buyers B.V. heeft geen volledige controle over deze zelfstandige gegevensverwerking.

5. Met wie delen we persoonsgegevens?

We delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen. Het kan daarbij gaan om:

• medewerkers en personen die namens ons werkzaamheden uitvoeren;

• webshop-, hosting-, IT- en clouddienstverleners;

• e-mail- en communicatiedienstverleners;

• betaalproviders, banken en incassodienstverleners;

• magazijnen, transporteurs en bezorgdiensten;

• leveranciers die een bestelling rechtstreeks uitvoeren;

• boekhouders, accountants en administratieve softwareleveranciers;

• marketing- en analysedienstverleners, voor zover toegestaan;

• professionele adviseurs;

• overheidsinstanties en toezichthouders wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Deze partijen ontvangen alleen de gegevens die zij nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren.

Wanneer een partij namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken we waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het toegestane gebruik van de gegevens.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige IT-, communicatie- en clouddienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen we ervoor dat hiervoor een geldige grondslag en passende bescherming bestaat, bijvoorbeeld op basis van:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;

• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;

• of een andere wettelijk toegestane waarborg.

Persoonsgegevens mogen buiten de EER alleen worden doorgegeven wanneer het betreffende land of de gebruikte waarborgen voldoende bescherming bieden. (Autoriteit Persoonsgegevens)

7. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. De AVG vereist dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. (Autoriteit Persoonsgegevens)

We hanteren in beginsel de volgende termijnen:

• facturen, betalingen en financiële administratie: minimaal 7 jaar na afloop van het betreffende boekjaar;

• bestel- en klantgegevens: zolang dat nodig is voor levering, garantie, service en onze wettelijke administratie;

• vragen en overige correspondentie: maximaal 2 jaar nadat de vraag of het dossier is afgehandeld;

• community- en lidmaatschapsgegevens: gedurende het lidmaatschap en maximaal 2 jaar na beëindiging, tenzij een langere termijn noodzakelijk is;

• marketinggegevens: totdat je je afmeldt of je toestemming intrekt;

• bewijs van toestemming en afmelding: zolang dat nodig is om aan te tonen dat we de communicatieregels hebben nageleefd;

• technische log- en beveiligingsgegevens: in beginsel maximaal 12 maanden, tenzij langer bewaren noodzakelijk is voor onderzoek naar misbruik of beveiligingsincidenten;

• gegevens over afgewezen of niet-voltooide aanmeldingen: in beginsel maximaal 3 maanden.

Gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie moeten volgens de fiscale bewaarplicht langer worden bewaard. (Belastingdienst)

8. Cookies en websitegebruik

Onze websites kunnen cookies en vergelijkbare technieken gebruiken.

Functionele cookies worden gebruikt om de website goed te laten werken. Voor analytische of marketingcookies vragen we toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.

Via de cookie-instellingen kun je jouw voorkeuren bekijken of aanpassen. Meer informatie over de cookies die daadwerkelijk worden gebruikt, moet worden opgenomen in onze cookieverklaring of cookiebanner.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging en ongeoorloofde openbaarmaking.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en dienstverleners die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Geen enkel digitaal systeem is volledig vrij van risico. Vermoed je dat persoonsgegevens niet goed zijn beveiligd of dat sprake is van misbruik? Neem dan contact met ons op via info@smarterwinebuyers.com.

10. Jouw privacyrechten

Je hebt, afhankelijk van de situatie, het recht om:

• je persoonsgegevens in te zien;

• onjuiste gegevens te laten corrigeren;

• je persoonsgegevens te laten verwijderen;

• de verwerking te laten beperken;

• bezwaar te maken tegen een verwerking;

• je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;

• eerder gegeven toestemming in te trekken;

• bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens voor direct marketing.

Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden, blijven rechtmatig.

Je kunt een verzoek indienen via info@smarterwinebuyers.com. Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen informatie te verstrekken waarmee we je identiteit kunnen controleren.

We reageren in beginsel binnen één maand op je verzoek.

11. Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop we met persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Smarter Wine Buyers B.V. neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen voor personen hebben.

13. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, werkwijze of de wetgeving verandert.

De meest actuele versie staat op onze website. Bovenaan de verklaring staat wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt